Hay ocasiones en las que te tropiezas con una herramienta que desconocías y, tras probarla, no puedes dejar de preguntarte cómo habías logrado sobrevivir sin ella hasta ahora. Esto es lo que suele pasar a quienes trabajan durante horas por ordenador y tienen que escribir una importante cantidad de texto cada día cuando prueban TextExpander, que pasa a convertirse en un elemento de trabajo más (y, en función de la profesión, tal vez uno de los más importantes).

Porque da igual en qué sector trabajes: si utilizas el ordenador habitualmente, no te será difícil darte cuenta de que la mayoría del tiempo repites las mismas fórmulas casi continuamente. Si te relacionas con clientes por mail, tal vez sea «Estimado X… Muchas gracias, y un saludo»; si estás buscando trabajo, «quedo a la espera de vuestra respuesta»; o, si tienes un blog o web en la que la gente suele dejar sus comentarios, quizás lo que más repites sea «gracias por comentar».

Pero ¿te has parado alguna vez a pensar la enorme cantidad de tiempo que se pierde en redactar las mismas fórmulas repetitivas una y otra vez? ¿Sabes que podrías ser mucho más productivo en tu trabajo si no tuvieras que hacerlo? Para eso se han creado las herramientas de texto predictivo como TextExpander. Hoy vamos a hablarte de ella.

¿Qué es TextExpander?

TextExpander es una aplicación de software disponible tanto para Windows como para MacOS que, como su propio nombre indica «expande» (mas bien, predice) automáticamente fragmentos de texto preestablecidos cuando escribes una abreviatura corta. Pero no solo autocompleta frases y palabras, sino que puede ir mucho más allá de eso: te ofrece la oportunidad de crear plantillas completas (por ejemplo, de respuestas-tipo para emails) con solo pulsar un par de teclas.

¿Para qué se usa?

Independientemente de tu sector, es probable que haya muchas maneras en que TextExpander (o un producto similar) pueda hacer que tu trabajo sea más productivos. Por ejemplo, si en el día a día de tu trabajo tienes que rellenar muchos formularios, TextExpander puede ahorrarte mucho tiempo.

Puede resultar muy cansado poner las mismas cosas una y otra vez, pero es mucho más fácil si se reduce a un puñado de fragmentos de abreviaturas rápidas. Es incluso mejor si rellenas los mismos formularios repetidamente, porque incluso puedes incluir pestañas para tus abreviaturas ¡lo que te permite rellenar un formulario entero de una sola vez!

Precio y disponibilidad

TextExpander tiene una versión de prueba gratuita, pero para usarlo de forma continuada tienes que suscribirte. Es verdad que esto se podría considerar como un punto flaco del producto, ya que hay mucha gente a la que le echa para atrás tener que suscribirse para poder adquirir un producto, pero también es cierto que esta modalidad de pago se está convirtiendo en una de las opciones más frecuentes.

En cuanto la forma de suscripción, puedes hacerlo por meses, o realizar todo el pago en una única aportación anual. El precio estándar para los usuarios particulares es de 3,33 dólares al mes para los que pagan anualmente, y 4,16 dólares al mes para los que prefieren pagar mensualmente.

TextExpander también tiene una opción para empresas con considerables características adicionales que facilitan el trabajo en en equipo y que cuesta desde 7,96 dólares por usuario al mes, pero no nos centraremos en ella porque no es el objeto de esta review.

No obstante, hay posibilidad de conseguir la versión para particulares más barata: si utilizas este enlace, puedes obtener un 20% de descuento en el plan anual «Life Hacker». De este modo, el precio se reduce a sólo $2.66 por mes.

Cómo configurar TextExpander

Como ya hemos mencionado, este software está disponible tanto para Windows 10 como para Mac. El programa se carga en la bandeja del sistema, y el procedimiento para añadir nuevos fragmentos de texto es muy simple. Simplemente escribes (o copias) lo que quieres incluir en cada uno, eligiendo entre texto simple o texto formateado, que puede incluso incluir imágenes. También hay opciones para cosas como Javascript, lo que hace que sea una opción interesante para los desarrolladores y programadores.

Luego eliges cuál quieres que sea la abreviatura, y cómo el programa maneja la entrada de mayúsculas y minúsculas. Una opción es elegir abreviaturas en mayúsculas, así son fáciles de recordar, pero no terminarán siendo escritas por accidente.

Opciones y ajustes

Puede que no necesites hacer mucho más que configurar tus abreviaturas o atajos y ya con eso le saques mucho partido a la herramienta, pero TextExpander tiene más opciones. Por ejemplo, puedes configurar una notificación de sonido al expandir el texto, y puedes ajustar el tiempo y programar un cierto retardo al insertar las abreviaturas, algo que puede resultar útil si necesitas que el programa se adapte a tu estilo de escritura.

También puedes controlar y ajustar el funcionamiento de otras teclas como espacios, saltos de línea y tabulaciones. Vale la pena trabajar con estos ajustes para que las cosas sean lo más perfectas posible y se ajusten a ti al máximo. Además, puedes configurar teclas de acceso directo para controlar las funciones propias de TextExpander, como la creación de nuevos fragmentos.

Fiabilidad

La clave de cualquier programa como este está en que funcione bien y te facilite el trabajo en lugar de tener que complicarte configurando, reconfigurando y ajustando errores. La buena noticia es que TextExpander funciona casi perfectamente. Puedes pasar rápidamente de un programa a otro insertando tus fragmentos de texto donde quieras, y en general, el uso del software acelera el flujo de trabajo diario de forma brutal.

Soporte técnico de TextExpander

Una cosa que sí merece una mención es la calidad del soporte que ofrece TextExpander. Aunque sepamos de sobra que el proceso está completamente automatizado, da muy buena impresión recibir correos electrónicos explicando la funcionalidad y ayudando con el uso del producto.

También hay videos tutoriales y una extensa base de conocimientos en línea, pero lo mejor de todo es que es fácil encontrar un formulario de contacto de soporte, con respuesta dentro de las mismas 24 horas, siete días a la semana.

Conclusión

Tras revisar y analizar esta potente herramienta, podemos distinguir fácilmente cuáles son sus ventajas e inconvenientes

Lo bueno

• Fácil de usar.
• Ahorra una ENORME cantidad de tiempo.
• No afecta al rendimiento del sistema.
• Características extra útiles para los desarrolladores

Lo malo

• Tener que suscribirse año a año para poder disfrutar de la herramienta, en lugar de comprarse con un único pago inicial.

En base a ello, podemos afirmar que TextExpander es una opción muy válidad si quieres aumentar tu productividad en el trabajo y no tener que perder tiempo escribiendo información repetida en correos, formularios o aplicaciones similares.